Untuk menjamin pengelolaan yang bertanggung jawab, akuntabel, kredibel, transparan dan adil, maka ditetapkan sistem tata kelola sebagaimana dijelaskan di bawah ini.

Gambar 1. Sistem Tata Kelola Fakultas Kedokteran Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya. Petala = Pedoman Tata Kelola; RIP = Rencana Induk Pengembangan; Renstra = Rencana Strategis per 4 tahun; Renop = Rencana Operasional per tahun; IKUU = Indikator Kinerja Utama Universitas; IKUF = Indikator Kinerja Utama Fakultas; IKPS = Indikator Kinerja Program Studi.

Pedoman tata kelola (petala) dibuat dengan mengacu pada Statuta yang dirincikan melalui Peraturan Rektor Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya No. 475.2/UNUSA/Adm.SK/XII/2016 tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Organ. Kemudian dibuat rencana induk pengembangan (RIP) fakultas kedokteran untuk 16 tahun (empat periode strategis) dan rencana strategis (renstra) fakultas kedokteran untuk pengelolaan empat tahun berikutnya berdasarkan RIP universitas dan renstra universitas pada periode strategis yang sedang berjalan. Renstra fakultas kedokteran ini memuat indikator kinerja utama universitas (IKUU) ditambah dengan IKU fakultas (KPIF) untuk menyesuaikan kebutuhan pengelolaan fakultas kedokteran.

Renstra fakultas kedokteran tersebut kemudian dijabarkan menjadi rencana operasional (renop) per tahun oleh fakultas (bidang akademik maupun non akademik) dan program studi (bidang akademik) yang dibuat pada awal siklus pengelolaan setiap tahun. Strategi dalam renstra dijabarkan menjadi program dalam renop tersebut. Semua IKUU dan IKUF ditambahkan dengan indikator kinerja program studi (IKPS) yang bersifat sebagai tambahan, bukan sebagai penjabaran dari kedua IKU tersebut.

Laporan kinerja setiap tahun dibuat oleh fakultas kedokteran berdasarkan semua indikator dalam renop. Hasil laporan kinerja ini akan diteruskan ke tingkat universitas sebagai bahan laporan kinerja universitas. Laporan kinerja bersifat operasional dan hal ini berbeda dengan evaluasi diri yang bersifat strategis/programik. Evaluasi diri dilakukan oleh setiap program studi setiap tahun untuk mengidenfikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman situasi di akhir periode operasional (satu tahun) untuk menentukan strategi periode strategis berikutnya maupun program di tahun berikutnya beserta penentuan prioritas. Hasil evaluasi diri tersebut kemudian digunakan untuk merancang renstra periode berikutnya dan renop tahun berikutnya dengan tetap memperhatikan petala dan renstra fakultas maupun universitas berikutnya.

Evaluasi diri tersebut dibahas menurut standar dalam sistem penjaminan mutu internal. Sistem tersebut harus dapat memberikan gambaran tentang hasil akreditasi oleh sistem penjaminan mutu eksternal sebagai bentuk rekognisi keberhasilan fakultas kedokteran. Hal ini memerlukan siklus tata kelola sebagaimana dijelaskan di bawah ini.

Gambar 2. Siklus Tata Kelola Fakultas Kedokteran Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya. Renstra = Rencana Strategis per 4 tahun; Renop = Rencana Operasional per tahun; RKAT = Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan; Monev Mutu = Monitoring dan Evaluasi Mutu.

Siklus tata kelola dilaksanakan dari bulan Januari hingga Desember, sedangkan siklus penjaminan mutu dilaksanakan dari bulan Agustus hingga Juli. Rencana operasional (renop) diusulkan bulan Agustus, ditetapkan bulan Desember, dilaksanakan bulan Januari hingga Desember, dan diselesaikan dalam bentuk Laporan Kinerja bulan Januari berikutnya. Rencana kegiatan dan anggaran tahunan (RKAT) fakultas diusulkan ke dalam RKAT universitas bulan September, dibahas bulan Oktober dan ditetapkan bulan November sehingga dapat digabungkan ke dalam Renop bulan Desember sebelum penetapannya. Siklus penjaminan mutu dimulai dari monitoring dan evaluasi (monev) mutu semester gasal bulan Februari dan genap bulan Juli sehingga dapat diverifikasi dan dilaporkan setelah Audit Mutu Internal bulan Agustus. Setelah audit mutu internal setiap tahun, dilakukan evaluasi diri sebelum membuat renop pada periode berikutnya.

Setelah empat kali siklus tata kelola dan penjaminan mutu, dilakukan pengusulan rencana strategis (renstra) empat tahun berikutnya beserta renop tahun berikutnya pada bulan Agustus. Keduanya kemudian ditetapkan pada bulan Desember dan diberlakukan efektif mulai bulan Januari. Keempat evaluasi diri pada setiap tahun sebelumnya digunakan sebagai dasar dalam membuat renstra pada periode tersebut.

Sumber: Pedoman Tata Kelola Fakultas Kedokteran Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya (2016)