- Tugas pokok: Mengurus administrasi terkait urusan kemahasiswaan dan alumni serta mengelola urusan non akademik mahasiswa.
- Fungsi:
- Membantu unit pendidikan kedokteran (UPK)
- Membantu unit bioetik dan keislaman (UBK)
- Melaporkan jumlah mahasiswa yang registrasi dan merekapitulasi setiap semester
- Bertanggung jawab atas kelancaran registrasi administrasi mahasiswa
- Memproses formulir registrasi (dokumen registrasi/registrasi online) mahasiswa menjadi: 1) Laporan jumlah mahasiswa yang registrasi; 2) Rekapitulasi mahasiswa setiap semester; 3) Data untuk menerbitkan kartu tanda mahasiswa (KTM) di Subdit Kemahasiswaan; dan 4) Data statistik perkembangan mahasiswa dalam mematuhi ketentuan registrasi
- Membuat data statistik profil penerimaan mahasiswa baru
- Memproses administrasi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan
- Melakukan evaluasi kegiatan kemahasiswaan
- Memproses administrasi pembuatan surat keterangan lulus (SKL), ijazah dan transkrip, satuan kredit prestasi (SKP), dan surat keterangan pendamping ijazah (SKPI)
- Menerbitkan transkrip kemahasiswaan
- Mendokumentasikan transkrip dan ijazah lulusan, SKL, SKP, dan SKPI
- Mendokumentasikan bukti pengambilan ijazah dan transkrip, SKL, SKP, dan SKPI
- Menerima pendaftaran dan mengorganisir kegiatan yudisium
- Menerima pendaftaran wisuda
- Mengorganisir kegiatan wisuda
- Merekap jumlah lulusan
- Mempersiapkan pelaksanaan wisuda dan pelantikan lulusan
- Membuat evaluasi pelaksanaan wisuda dan pelantikan
- Mengelola legalisir transkrip akademik, ijazah, legalisir surat keterangan lulus (SKL), SKP, SKPI, sertifikat kompetensi (serkom), naskah sumpah, dan lain-lain
- Mendokumentasikan hasil evaluasi lama tunggu lulusan dari hasil tracer studi Unusa Career Center (UCC)
- Mendokumentasikan hasil evaluasi penyerapan lulusan dari hasil tracer studi UCC
- Mendokumentasikan hasil evaluasi penelusuran bidang pekerjaan lulusan dari hasil tracer studi UCC
- Mendokumentasikan hasil evaluasi data statistik kesesuaian bidang kerja dengan profil lulusan dari hasil tracer studi (UCC)
- Mendokumentasikan hasil evaluasi data statistik rata-rata lama tunggu/penyerapan lulusan dari hasil tracer studi (UCC)
- Memproses surat keterangan mahasiswa aktif
- Memproses administrasi mahasiswa transfer masuk dan keluar
- Memproses administrasi mahasiswa cuti, drop out (DO), mengundurkan diri dan lain-lain
- Menyiapkan kartu rencana prestasi (KRP)
- Melayani pengurusan KRP
- Menyimpan dokumen kartu hasil prestasi (KHP)
- Memproses nilai mahasiswa sampai menjadi transkrip nilai
- Merekapitulasi indeks prestasi kumulatif (IPK) dan membuat diagram IPK program studi dan setiap tahun akademik
- Membuat data statistik profil lulusan berdasarkan IPK
- Membuat data statistik dari nilai yang diperoleh per mata kuliah
- Melaksanakan tata penyimpanan data kemahasiswaan baik hard copy dan soft copy (bank dokumen)
- Melaksanakan tugas bidang lain yang diberikan oleh dekanat, program studi ataupun unit penunjang fakultas
Sumber: Pedoman Tata Kelola Fakultas Kedokteran Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya (2016)